Come gestire una casa vacanze a distanza

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Ogni giorno veniamo contattati da decine di proprietari di appartamenti in Italia, che per motivi personali o lavorativi devono trasferirsi all’estero per un medio o lungo periodo. In questi casi si pone l’interrogativo di come gestire la propria casa vacanze in Italia dall’estero: la distanza gioca infatti un ruolo fondamentale nella definizione di come controllare le prenotazioni e di come assistere i propri ospiti.

Nel caso in cui anche tu desideri gestire una casa vacanze a distanza, dovrai organizzarti per ricevere prenotazione e risolvere gli eventuali imprevisti connessi alla gestione del tuo appartamento, non potendo essere presente il loco.

Sono tanti gli elementi che devi considerare per diventare un gestore di case vacanze a distanza: dovrai valutare come ottimizzare la comunicazione con i tuoi ospiti, specialmente se ti trovi in un paese con un diverso fuso orario; dovrai capire come rendere la tua casa completamente domotica e come automatizzare i check-in e i check-out. Anche se ti trovi dall’estero, per gestire il tuo appartamento in Italia, dovrai rispettare gli stessi adempimenti burocratici richiesti a chi decide di mettere a reddito il proprio immobile.

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In Italia, infatti, che tu ti trovi all’estero o meno, sono previsti alcune incombenze burocratiche da rispettare: dalla segnalazione degli ospiti in questura, alla comunicazione dei flussi turistici all’Istat, dal pagamento della Tassa di soggiorno fino alla dichiarazione dei redditi che hai percepito gestendo la tua casa vacanze in Italia da un altro paese dell’Europa o in qualche altra parte del mondo.

Per aiutarti abbiamo deciso di offrirti questa guida pratica per gestire la tua casa vacanze a distanza. Se poi, dopo averla letta, ti rendi conto che non sei dotato del dono dell’ubiquità e che il tuo tempo a disposizione non è sufficiente per gestire tutto, specialmente da lontano, puoi decidere di affidarti ad un’agenzia specializzata nella gestione di appartamenti in affitto breve e case vacanze in Italia.

The Best Rent, infatti, gestisce da anni centinaia di strutture ricettive, offrendo ai proprietari di immobili che si trovano in Italia o all’estero un servizio di gestione completa che li libera da ogni preoccupazione. Sta a te poi valutare se sei in grado, nonostante ti trovi fuori dall’Italia, di occuparti di tutte le attività necessarie a far felici i tuoi ospiti.

Come aprire e gestire una casa vacanze in Italia

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Prima ancora di scoprire come è possibile gestire una casa vacanze non trovandoti in Italia è bene conoscere le attività preliminari da espletare per l’apertura di un’attività ricettiva, in questo caso extra-alberghiera.

Ecco allora una lista pratica di attività che ti aiuteranno a ricevere più prenotazioni e a differenziarti dai tuoi competitor: chi come te, trovandosi in Italia o fuori dal Bel Paese, ha deciso di affittare la propria casa.

  • Studia il mercato in cui si trova la tua casa vacanze
    Inizia a studiare il quartiere in cui si trova il tuo appartamento e scopri le altre case vacanze presenti in zona. L’obiettivo è cercare di differenziarti offrendo ai tuoi ospiti servizi unici e un’esperienza di soggiorno che non potrebbero trovare in altri luoghi.
  • Fai un business plan
    Molto spesso ci si dimentica che, oltre alle varie attività di gestione, l’obiettivo ultimo di tutto il tuo lavoro è guadagnare un’entrata extra dal tuo immobile. Ma per capire se il gioco vale la candela, dovrai analizzare nel dettaglio quali sono i costi della gestione (quanto costano le pulizie, la biancheria, le dotazioni, i kit di benvenuto ecc.?) e non dimenticare di dare un valore anche al tempo che impieghi nel gestire tutte le attività.
  • Tasse e burocrazia
    Anche se ti trovi all’estero, ricordati che la tua casa vacanze si trova in Italia, dovrai quindi conoscere e rispettare le normative, comunali, regionali e nazionali. Tanti sono gli adempimenti burocratici richiesti come ad esempio il pagamento della tassa di soggiorno al Comune (ove prevista), la richiesta e l’esposizione di un CIR (Codice Identificativo Regionale), la comunicazione dei flussi turisti alla regione e la segnalazione alla questura di riferimento dei dati dei tuoi ospiti.
    Oltre a questo, non dimenticarti di rispettare gli adempimenti fiscali richiesti dalla legge italiana.
  • Dotazioni della casa vacanze
    Il tuo obiettivo è quello di offrire dotazioni e servizi che facciano sentire a casa i tuoi ospiti. Dovrai quindi fornire alla tua struttura di una serie di servizi, questo sia per rendere più piacevole il loro soggiorno sia per evitare richieste che, trovandoti all’estero, avresti più difficoltà a soddisfare.

    Quali sono tutte le dotazioni utili per una casa vacanze? Leggi il nostro articolo.
  • Promuovi il tuo appartamento online
    Dopo aver abbellito la tua casa e dopo averla resa più funzionale per i tuoi ospiti, dovrai promuoverla sulle migliora OTA (Online Travel Agency) per ricevere prenotazioni. Che tu sia in Italia o all’estero poco cambia in questo caso, potrai infatti pubblicare la tua struttura sulle migliori piattaforme di prenotazione online per il breve o il medio periodo.

Come aprire una casa vacanze: cos’altro sapere? Se vuoi conoscere tutti gli step necessari per aprire e gestire una casa vacanze, dalla promozione locale della tua struttura fino alla gestione della manutenzione e dei danni, puoi leggere la nostra guida pratica.

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Come gestire il pagamento delle prenotazioni

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Dopo aver aperto e promosso la tua struttura e dopo averla rifornita con tutte le dotazioni necessarie, dovrai organizzare la gestione dei pagamenti di tutte le prenotazioni in modo da essere indipendente dalla tua presenza fisica.

Come gestire gli incassi delle prenotazioni dall’estero?
Molti portali offrono un servizio di gestione dei pagamenti, che consente al proprietario della struttura ricettiva di non dover prelevare personalmente gli importi dovuti al check-in. Facciamo qualche esempio pratico:

  • Booking.com.
    Il più conosciuto portale di prenotazione online, che dispone di una sezione ad hoc per appartamenti e case vacanze, offre un servizio di gestione dei “Pagamenti tramite Booking.com“. In questo modo sarà il portale a prelevare tutto l’importo dovuto della prenotazione a fronte di un aumento della sua commissione pari al’1,3% (che si aggiunge al 18% che generalmente richiede per ogni soggiorno).
  • Airbnb. Ogni prenotazione viene pagata direttamente sul portale, che provvede poi all’invio del denaro (tramite PayPal o il metodo di pagamento scelto) un giorno dopo il check-in dell’ospite.
  • Expedia. Preleva l’importo della prenotazione all’ospite e lo carica su una carta di credito virtuale, su cui il proprietario, tramite un Pos manuale, può addebitare la prenotazione. In alternativa si può richiedere, per ogni prenotazione, l’invio del pagamento tramite bonifico bancario.
  • Altre OTA di Medio periodo. Ci sono poi tanti altri portali (come HousingAnywhere, Uniplaces ecc.) specializzati negli affitti di medio periodo (a partire da un mese di soggiorno) in cui la gestione di tutti i pagamenti mensili viene fatta tramite la piattaforma. Un modo per automatizzare la ricezione dei pagamenti mensili che ti tornerà sicuramente utile se ti trovi all’estero e vuoi avere un servizio di assistenza che possa contattare l’ospite in caso di problemi.

Come faccio a far pagare dei costi extra ai miei ospiti?

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Può capitare che tu debba addebitare dei costi extra ai tuoi ospiti (ad esempio per la vendita di un servizio aggiuntivo o di un supplemento per l’utilizzo di una dotazione della casa). In questo caso puoi:

  • Utilizzare uno dei software (vedi paragrafo successivo) per la gestione dei self check-in. Hanno infatti una dashboard interna che consente l’addebito di costi extra per ogni prenotazione, obbligatori per ottenere i codici di accesso che consentono di aprire la porta di casa.
  • Richiederli direttamente all’ospite: puoi iscriverti ai vari sistemi di pagamento online e richiedere denaro ai tuoi ospiti (es, fare una richiesta di denaro tramite PayPal).
  • Utilizzare un PMS (Property Management System), sono dei software che consentono di gestire la tua casa vacanze: dal pagamento delle prenotazioni (compresa la richiesta di costi extra) fino alla promozione online della struttura (avere un Channel manager ti aiuterà a sincronizzare i vari canali evitando overbooking) e all’organizzazione dei check-in.
  • Una persona di riferimento in loco. Sia per la riscossione di una prenotazione sia per risolvere eventuali problemi che richiedano una presenza fisica nella tua casa vacanze (es, non funziona la caldaia, c’è un problema con il wi-fi ecc.) dovrai stringere accordi con una persona di fiducia che possa, in caso di urgenza, recarsi in appartamento.

Come raggiungere la struttura: comunicarlo agli ospiti

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Non trovandoti nella stessa città in cui è presente la tua casa vacanze, dovrai spiegare ai tuoi ospiti come raggiungere il portone del tuo appartamento. Ti trovi all’estero, magari in un paese con un fuso orario molto diverso da quello italiano, dovrai quindi trovare il modo di evitare che i tuoi ospiti rimangano fuori di casa e di ricevere chiamate alle 3 di notte.

Come fare? Puoi fare un video in cui mostri come raggiungere la tua struttura una volta arrivati davanti al civico della tua casa. Un breve video, che potrai inviare al momento della prenotazione in cui illustri, in italiano e in inglese:

  • Come trovare la porta del tuo appartamento dal portone d’ingresso del palazzo. Considera che dovrai gestire ospiti dall’estero e se per raggiungere la tua casa devi percorre logge, corridoo, scale ecc., dovrai essere il più chiaro possibile.
  • Locali della spazzatura: puoi indicare dove sono ubicati, spiegando le regole comunali per la raccolta differenzia.
  • Locale contatore: mostrare dove è ubicato il contatore della luce aiuterà i tuoi ospiti ad evitare di rimanere al buio nel caso dovesse staccarsi la luce (ad esempio per un sovraccarico nell’utilizzo di troppi elettrodomestici o per un temporale). Saranno così autonomi e potrai gestire dall’estero la tua casa senza doverti recare in loco.

Rendi la casa “parlante“: quaderno e video introduttivo

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Sia per i proprietari domiciliati in Italia che intendano affittare il proprio appartamento per brevi periodi sia per chi si trova all’estero, è consigliato offrire ai propri ospiti tutte le informazioni possibili per conoscere la casa e vivere al meglio il proprio soggiorno.

Trovandoti all’estero avrai meno disponibilità nel gestire la tua casa vacanze in Italia, la produzione quindi di materiale informativo dettagliato aiuterà i tuoi ospiti e ti eviterà tante chiamate improvvise. Ecco alcuni consigli pratici:

  • Istruzioni elettrodomestici: puoi applicare dei cartelli multilingua in cui spieghi con semplicità come farli funzionare.
  • Informazioni turistiche: puoi creare una mini-guida della città, con indirizzi e numeri utili per godersi il soggiorno, oltre ai numeri di emergenza italiani da chiamare in caso di necessita.
  • Offri delle guida gratuite: trovandoti all’estero avrai meno tempo da trascorrere con i tuoi ospiti, puoi però offrire loro del materiale turistico gratuito da utilizzare durante il soggiorno. Molti comuni, infatti, offrono delle guide online del tutto gratuite per scoprire la città.
  • Fai un video in cui spieghi il funzionamento di tutti gli elettrodomestici come il funzionamento della piastra ad induzione, il modo per resettare il router del Wi-fi in caso di problemi e il modo per utilizzare il condizionatore.

Comunicazione in digitale: WhatsApp, Skype e altri strumenti

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Se ti trovi dall’altra parte del mondo e hai necessità di interagire con chi ha affittato il tuo appartamento, puoi utilizzare una delle tante piattaforme per connetterti da remoto. Ormai, con l’avvento dello Smart Working e la diffusione sempre più repentina delle tante piattaforme per la comunicazione digitale, hai solo l’imbarazzo della scelta.

Accogliendo ospiti da ogni parte del mondo dovrai quindi avere un po’ di flessibilità sull’utilizzo del programma desiderato. Se vuoi dare un lieto benvenuto in video call o se vuoi renderti disponibile, oltre che ad un semplice numero di cellulare, anche tramite video chiamata, hai l’imbarazzo della scelta.

Da Skype a Facetime, da HouseParty a Teams di Microsoft, fino a WhatsApp, Zoom e Facebook Messenger, potrai spaziare e utilizzare più software.

Consiglio pratico: al momento della prenotazione puoi fornire ai tuoi ospiti i riferimenti e, soprattutto, gli orari in cui possono contattarti in caso di necessità.

Strumenti di self check-in e deposito bagagli

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Non potendo accogliere personalmente i tuoi ospiti dovrai organizzarti scegliendo uno degli strumenti per automatizzare gli accessi nel tuo appartamento. In questo modo potrai accogliere le persone nella tua casa vacanze in qualsiasi momento e potrai monitorare gli accessi anche durante la tua permanenza all’estero.

Quali sono le migliori soluzioni per effettuare il self check-in?

Troverai molti servizi di self check-in, ricordati però che dovrai sceglierne uno e installarlo prima della tua partenza all’estero, vediamoli insieme.

  • Mini cassaforte esterna. È tra le modalità meno “automatiche”, consiste infatti in una piccola cassaforte da agganciare in un luogo esterno con un codice e al cui interno riporre le chiavi. Potresti però avere problemi (eventuali furti) e disagi (se un ospite si dimentica di riporre la chiave nella cassaforte).
  • Serratura elettronica. Viene applicata direttamente al portone della tua casa e azionata grazie ad un codice o mediante un’applicazione dedicata. Avrai più controllo degli accessi o potrai utilizzare la dashboard interna per effettuare un check-in online: un luogo in cloud in cui potrai chiedere ai tuoi ospiti di firmare un contratto, caricare le foto dei loro documenti e provvedere all’eventuale pagamento degli importi della prenotazione.

Consiglio per le OTA. Se scegli una soluzione per automatizzare il tuo check-in, ricordati di farlo presente sulla pagina dedicata alla tua struttura. Piattaforme come Booking.com e Airbnb, consentono infatti di specificare la tipologia di accesso al tuo appartamento (con self check-in o smart lock). Ricordati infine di comunicare ai tuoi ospiti, prima del check-in, le istruzioni dettagliate per entrare nell’appartamento: potresti allegare anche un link al video che hai prodotto per trovare la porta d’ingresso.

Quali sono i migliori servizi per il self check-in? Sono molti i servizi digitali tra cui puoi scegliere, come ad esempio:

  • Keesy, offre un servizio di check-in e check-out automatico, con la possibilità di utilizzare dei Keesy Point, che possono essere usati anche per il deposito bagagli.
  • Vikey, è un servizio (con App dedicata) che consente di automatizzare la serratura elettronica e aprirla tramite Wi-fi, attraverso un codice o un’applicazione.

Ci sono poi altre applicazioni che potranno tornarti utili per offrire quei servizi che, trovandoti all’estero, non puoi offrire personalmente ai tuoi ospiti. Tra questi c’è Radical Storage, un servizio di deposito bagagli in sharing, GetYourGuide, per offrire delle esperienze durante il soggiorno, Edgar Smart Concierge, un’applicazione per gestire la comunicazione con gli ospiti e offrire loro servizi aggiuntivi.

Come gestire le pulizie e la manutenzione a distanza

È uno degli aspetti che vengono più sottovalutati nella gestione di un appartamento con finalità turistiche. Ricordati che, a parte la casa e i servizi aggiuntivi che puoi vendere durante il soggiorno, stai offrendo un appartamento pulito, con lenzuola profumate e con tutti gli elettrodomestici funzionanti.

Come organizzare le pulizie dall’estero

Non potendo pulire direttamente il tuo appartamento dovrai organizzarti con servizi esterni di cleaning nella tua città. Ovviamente hanno un costo e non potrai controllare personalmente l’effettivo operato del loro lavoro. Potrai però scoprire, consultando le recensioni dei tuoi ospiti, se l’azienda o la persona scelta per la pulizia dei locali stia garantendo lo standard che avevi in mente, ma una volta ricevuta la recensione sarà troppo tardi.

Ecco allora alcuni consigli utili per far pulire la tua casa vacanze mentre ti trovi all’estero.

  1. Scegli un’impresa di pulizie locale prima di partire. Il consiglio è di scegliere un’azienda che offra anche il noleggio della biancheria, così da avere sempre asciugamenti e lenzuola pulite quando ne avrai bisogno.
    Stesso discorso vale anche per la scelta di un manutentore, di un tuttofare che possa risolverti le grane relative al malfunzionamento di uno degli elettrodomestici della casa.
  2. Servizi online per la pulizia della casa. Sono presenti dei portali in cui è possibile prenotare la pulizia del tuo appartamento, trovando un collaboratore domestico con pochi click. Un esempio sono Helpling, Cleanzy e EasyFell: fai però attenzione alla disponibilità del servizio. Prova a stringere degli accordi o a trovare, tramite la piattaforma o in modo diretto, una o più persone di riferimento. Sei in grado di gestire una prenotazione per il giorno stesso?

Automatizzare l’invio di flussi turistici e segnalazione in questura dall’estero

Come anticipato, per gestire una struttura ricettiva, è necessario rispettare alcune incombenze burocratiche. Tra queste c’è sicuramente l’accreditamento e l’invio dei dati degli ospiti al Portale Alloggiati della Polizia di Stato. Ad ogni check-in dovrai richiedere i documenti d’identità e inviare entro 24 ore i dati dei tuoi ospiti. Stesso discorso vale anche per l’invio dei flussi turistici al portale regionale di riferimento. Ad esempio, se la tua casa vacanze si trova in Lombardia dovrai iscriverti a Ross 1000 (Ex Turismo 5) mentre se si trova nel Lazio dovrai iscriverti a Radar.

Come automatizzare l’invio dei dati?

Ci sono molti servizi che consentono di inviare in modo automatico i dati al portale alloggiati. Tra questi ci sono le App già citate per l’automazione del check-in (come ad esempio Vikey). Un’altra soluzione è la scelta di un PMS (Property Management System) che consenta, tra le varie funzionalità anche l’invio dei dati.

La scelta di un gestionale per la tua casa vacanze è infatti un passo fondamentale se vorrai avere tutto sotto controllo e usufruire di molteplici funzionalità per la gestione di attività che altrimenti dovresti gestire manualmente.

Un gestionale è infatti un software che consente di automatizzare molti dei processi necessari alla promozione e al controllo della tua struttura. Scegliendone uno potrai:

  • Avere sotto controllo tutte le prenotazioni e sincronizzare i vari canali evitando overbooking.
  • Inviare automaticamente i report Istat e le comunicazioni richieste dal Comune per il pagamento della tassa di soggiorno.
  • Gestire la comunicazione con i tuoi ospiti attraverso l’invio automatico di e-mail o sms.
  • Avere sotto controllo i documenti contabili della struttura e avere la possibilità di far firmare un contratto ai propri ospiti.
  • Gestire le persone scelte da remoto per l’accoglienza degli ospiti e per gli interventi di pulizie e manutenzione

Ovviamente, se utilizzerai un gestionale, dovrai avere il tempo per configurarlo rispetto alle tue necessità e sostenere un costo mensile per il suo quotidiano utilizzo.

Diventare un Property Manager o affidarsi a un Property Manager esperto.

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Eccoci, abbiamo visto insieme alcuni dei consigli utili per poter gestire la propria casa vacanze mentre ci si trova all’estero. Come avrai capito, se sceglierai di fare personalmente tutte le attività richieste, dovrai organizzarti per tempo e aver tanto tempo per seguire tutte le problematiche relative alla gestione.

La scelta che ti troverai davanti è la seguente: diventare un Property Manager (chi gestisce stanze o appartamenti con finalità turistiche) o affidarti ad un Property Manager esperto, che possa liberarti, a fronte di una commissione, di tutte le incombenze e le attività necessarie.

La scelta dipende da te, dal tempo che hai a disposizione, dalle competenze che hai o che vuoi acquisire e dalla passione nello svolgere un’attività, quella turistica, che può darti tante soddisfazioni ma anche tante grane da dover gestire, da solo.

Se non hai tempo ne voglia per continuare a seguire le prenotazioni, i check-in e le incombenze burocratiche dell’affitto del tuo appartamento puoi affidarti ad un’agenzia specializzata.

The Best Rent, gestisce da anni centinaia di appartamenti e case vacanze anche per i proprietari che, trovandosi all’estero, non posso gestire direttamente la loro struttura. Potrai continuare a guadagnare dal tuo immobile mantenendo il controllo completo di tutto: offriamo infatti un’area dedicata in cui monitorare la rendicontazione, gli ospiti, i contratti, le manutenzioni e ogni singolo intervento di controllo che viene quotidianamente fatto sulle strutture che ci vengono affidate.

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