Si sa, se affitti per breve periodo il tuo appartamento devi sapere come fare il check in e il check out, per garantire una migliore accoglienza dei tuoi ospiti. Di seguito, parleremo di come fare il check in nell’appartamento: consigli utili per accogliere il tuo ospite e per garantirgli supporto durante il soggiorno.
L’affitto breve è completamente diverso dall’affitto tradizionale: si differenzia per tipologie e per la durata. Più precisamente, è una tipologia di contratto temporaneo che può essere eventualmente rinnovato. Questo viene utilizzato soprattutto per le case vacanze. Se vuoi scoprire tutte le informazioni, puoi dare un’occhiata al nostro articolo su “come funziona l’affitto breve: guida pratica“.
I proprietari, oltre alle incombenze burocratiche e fiscali, hanno bisogno di gestire anche l’accoglienza, sia prima dell’arrivo degli ospiti, per prepararsi al meglio, sia durante e dopo l’accoglienza all’interno dell’appartamento. Ma come si fa un buon check-in in appartamento? Vediamolo nel dettaglio!
Gestione check in: cos’è e cosa fare
Il check-in è la fase più delicata dell’accoglienza, è la prima impressione che l ‘ospite ha di te. Per questo motivo, è impossibile lasciarla al caso e quindi bisogna averne la piena consapevolezza di saperlo gestire al meglio. Ma da dove iniziare?
1. Fissare l’orario del check-in
La prima cosa da fare è fissare l’orario del check-in, come farlo? Basta accordarsi con l’ospite: contatta il cliente via telefono ed inviagli una mai con tutti i dettagli utili per raggiungere la tua casa. Ricordati di ottenere più informazioni possibili, per saper gestire al meglio l’accoglienza. Informati quindi sull’ora di arrivo, il mezzo di trasporto che utilizza l’ospite (aereo, nave, macchina o treno) e la stazione o l’aeroporto di arrivo. Ti basterà essere cordiale ed elargire consigli utili sul percorso per raggiungere l’appartamento e sulle soluzioni da evitare perché troppo costose. Inoltre, fai il punto sulle modalità di pagamento della prenotazione e cerca di comunicare chiaramente gli eventuali costi supplementari, come ad esempio l’accesso ad una zona a traffico limitato, il restante del pagamento che deve essere saldato al check-in e la presenza o meno di una tassa di soggiorno.
La cordialità e l’essere sempre disponibili è l’elemento essenziale per poter instaurare un rapporto di fiducia con il cliente. Se non ti occupi personalmente dell’accoglienza, ma hai una persona di fiducia che consegnerà le chiavi, durante la telefonata, ricordati di dare all’ospite i contatti del tuo checker (chi fa il check-in).
Fondamentale è la lingua utilizzata: se i tuoi ospiti sono di nazionalità diversa e riescono a comunicare soltanto in inglese, è fondamentale avere una preparazione adeguata. La comunicazione, infatti, è molto importante durante il check in, in questo modo riuscirai a far sentire il tuo ospite come a casa propria e a stabilire una rapporto di fiducia, necessario durante il suo soggiorno. Se ti trovi proprio in difficoltà e non riesci a dialogare con i tuoi ospiti (può capitare di accogliere persone che non parlino inglese) non perdere ogni speranza. Scarica sul tuo cellulare una delle tante applicazioni per la traduzione istantanea: la comunicazione sarà meno fluida, ma riuscirai quantomeno a farti capire.
2. Prima del check-in
La puntualità è molto importante durante il check-in: cerca di arrivare sempre qualche minuto prima dell’orario di arrivo previsto, per fare il punto della situazione, dare un’occhiata all’appartamento e verificare che tutto sia in ordine. Controlla la pulizia dei locali e il corretto funzionamento del frigorifero, della rete internet wireless e del microonde, controlla che ci siano le lenzuola di ricambio e l’eventuale kit di benvenuto che decidi di mettere a disposizione. Il tuo ospite sarà felice di trovare un appartamento pulito, pronto e con tutti gli elettrodomestici funzionanti.
Per rendere l’atmosfera calorosa ed accogliente, accendi in camera da letto l’abat-jour, qualche minuto prima dell’arrivo. In questo modo trasmetterai fiducia, cordialità e cura nei loro confronti. Soprattutto durante i periodi caldi, non dimenticarti di accendere l’aria condizionata venti minuti prima per rinfrescare l’ambiente oppure, durante i periodi freddi, verifica che i termosifoni o le stufe siano accesi e con la temperatura ideale.
Prima dell’arrivo dell’ospite, dovrai assicurarti di essere in possesso:
– del voucher di prenotazione;
– del verbale di consegna, aggiornato;
– delle chiavi.
Ricordati di chiedere all’ospite di avvisarti sulle eventuali modifiche dell’orario di arrivo e in caso di ritardo. Fatti inoltre sempre contattare un’ora prima, in caso di arrivo in automobile e non appena raggiunge la stazione o l’aeroporto della tua città, in caso di arrivo in treno o aereo.
3. L’accoglienza in appartamento
Un aspetto fondamentale è la relazione che instauri con l’ospite, infatti, per farsi un’opinione sulla persona bastano solo sette secondi! La relazione, per questo motivo, è il punto di riferimento che caratterizza il proprietario.
È dunque importante sapere il nome e cognome della persona che ha prenotato, quindi memorizzarlo, essere sempre cordiale e gentile, sorridere e guardare negli occhi l’ospite. Un altro dettaglio importante, oltre all’abbigliamento ordinato e pulito, è il saluto. Infatti, non è necessario porsi in modo troppo formale, ma salutare con un semplice “ciao” potrebbe far intendere al cliente un contatto negativo. Interessati di chi hai davanti, fagli domande su come è andato il viaggio, ecco un esempio:
“Buonasera Mr X, ben arrivato! Come è andato il viaggio? Avete avuto problemi durante il percorso? Dove avete parcheggiato l’auto? Potrei aiutarla con le valigie?”, sfoggiando il tuo miglior sorriso. Il saluto è una prima impressione che l’ospite ha su di te.
Durante il check in, con cordialità e gentilezza, ricordati di chiedere il documento di identità per prenderne gli estremi e comunicarli all’autorità di pubblica sicurezza. Devi essere delicato e fare capire che si tratta di una pratica abituale e non legata a sentimenti di sfiducia.
4. Le operazioni durante il check in
Durante l’accoglienza bisogna eseguire una serie di operazioni per confermare il soggiorno, come per esempio verificare il periodo, la registrazione dei documenti, l’intestazione del contratto, l’incasso della prenotazione e la tassa di soggiorno da versare al tuo comune. In seguito, consegna le chiavi e procedi a fissare l’orario del check-out. Se non hai tempo per tornare a salutare i tuoi ospiti, e la serratura della tua porta lo consente, puoi chiedergli di lasciare le chiavi sul tavolo (o in uno luogo sicuro all’esterno dell’appartamento).
Le modalità di pagamento durante il check-in dipendono dalle modalità di prenotazione dell’ospite. Infatti, se l’ospite prenota tramite Airbnb la tassa di soggiorno potrà essere già compresa nel pagamento. Se è previsto il deposito cauzionale le tempistiche variano a sua volta:
– L’ospite potrebbe pagarlo al momento del check in;
– L’ospite potrebbe pagarlo al momento della prenotazione.
Come fare se l’ospite non vuole pagare la tassa di soggiorno? Se l’ospite si rifiuta di pagare la tassa di soggiorno, spesso è previsto un modulo, fornito dal proprio Comune, di rifiuto di pagamento. Spesso, inoltre, sono previste delle esenzioni di pagamento per chi è in città per motivi sanitari, per i residenti e per altri motivi.
5. La visita dell’appartamento
Una volta compilata la parte del contratto e aver fatto una copia dei movimenti della carta di credito e della prenotazione, dovrai illustrare l’appartamento agli ospiti. È molto importante questo passaggio, perché più riesci a essere preciso più i tuoi ospiti passeranno un buon soggiorno, senza problemi.
Dovrai essere chiaro su come smistare e dove buttare la spazzatura e indicare l’ubicazione del locale contatori, in caso dovesse andare via la corrente elettrica. È importante far provare anche la password del Wi-fi, per assicurarsi che non ci siano problemi durante il soggiorno.
Fai vedere all’ospite dove si trova la lavatrice, l’asciugacapelli, il ferro da stiro e indica le eventuali particolarità dell’appartamento: per esempio, se le piastre sono ad induzione, se sono presenti degli interruttori degli elettrodomestici o della caldaia.
Dopo di ciò si procede, entrambi, alla firma del verbale di consegna, rilasciando la copia all’ospite, lasciando una i più copie delle chiavi, provate in precedenza. Per aiutare il tuo ospite a trascorrere un piacevole soggiorno, ti consigliamo di fornire delle mappe e alcune informazioni turistiche, come per esempio l’ubicazione e gli orari dei Musei, i mezzi di trasporto da prendere e i ristoranti o luoghi più belli o suggestivi della città. Puoi inoltre dare informazioni per raggiungere le stazioni o il centro della città.
6. Il post check-in
Il post check-in prevede, inoltre, la registrazione dell’ospite nell’apposito portale alloggiati della questura. Dopo aver incontrato l’ospite e aver finito l’accoglienza e la visita dell’appartamento, ricordati di non abbandonarlo, renditi sempre disponibile.
Non hai tempo per accogliere il tuo ospite durante il check in? Affidati ad una struttura competente e professionale che gestisce ed affitta il tuo appartamento al posto tuo, si occupa delle prenotazioni e si fa carico del check-in e del check-out. Contatta la nostra sezione per gli affitti brevi: scopri di più.
